Política de tratamiento de datos personales
1. Identificación del responsable
- Razón social: [Razón social completa de COODEM]
- NIT: [NIT]
- Dirección: Transversal 9C # 29A-54, barrio Maldonado, Tunja, Boyacá
- Teléfono / WhatsApp: 314 310 4931 · Fijo: 746 3091
- Correo electrónico para asuntos de datos personales: codemmtunja@gmail.com
- Sitio web: coodem.com.co
2. Marco legal
Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
3. Ámbito de aplicación
Esta política aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos de [Razón social] que sean objeto de tratamiento, incluidos los de aspirantes, estudiantes, egresados, padres de familia o acudientes, docentes, colaboradores, proveedores y visitantes del sitio web.
4. Definiciones
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
5. Principios
El tratamiento de datos personales se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.
6. Finalidades del tratamiento
Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:
- Gestionar procesos de inscripción, admisión y matrícula.
- Adelantar la gestión académica y administrativa: registro de notas, asistencia, certificaciones y constancias.
- Expedir, registrar y permitir la verificación de certificados académicos por parte de terceros autorizados.
- Mantener comunicación con estudiantes, egresados, acudientes y aspirantes sobre información académica e institucional.
- Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes.
- Cumplir obligaciones legales y reportes ante autoridades educativas y de control.
- Enviar información sobre programas, eventos y servicios de la institución, cuando el titular lo haya autorizado.
- [Otras finalidades que defina la institución]
7. Datos recolectados a través del sitio web
Formulario de preinscripción
En el formulario de preinscripción se solicitan los siguientes datos:
- Identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento, género, fecha de nacimiento y lugar de nacimiento.
- Contacto: correo electrónico, número de celular, dirección de residencia, barrio y ciudad de residencia.
- Información académica: jornada de preferencia y curso o programa de interés.
- Autorización: la aceptación expresa del tratamiento de datos conforme a esta política.
Estos datos se usan para gestionar la preinscripción, contactar al aspirante y continuar con los procesos de admisión y matrícula. Se almacenan en el sitio web y se envían al correo institucional. Cuando el aspirante sea menor de edad, la preinscripción deberá realizarla o autorizarla su representante legal.
Al enviar el formulario, el sistema también puede registrar datos técnicos del envío, como la dirección IP, el tipo de navegador y la página desde la que se realizó.
Formulario de contacto
En el formulario de contacto se solicitan nombre, apellido, correo electrónico, asunto y mensaje. Estos datos se usan únicamente para atender y responder la solicitud, y se envían al correo institucional.
8. Cookies y servicios de terceros
El sitio web no utiliza cookies propias de analítica ni de publicidad. Solo usa cookies técnicas necesarias para el funcionamiento del sitio y para los usuarios que inician sesión en el panel de administración.
Algunas secciones del sitio integran servicios de terceros que pueden usar cookies o tecnologías similares y recibir datos de navegación, como la dirección IP, de acuerdo con sus propias políticas de privacidad:
- YouTube (Google): reproducción de videos incrustados.
- Botpress: asistente de chat del sitio. Los mensajes que el usuario escriba en el chat son procesados por este proveedor.
- Google Fonts: carga de las tipografías del sitio.
El usuario puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador. Esto puede afectar el funcionamiento de algunos de estos servicios.
9. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad
La institución solo tratará datos sensibles cuando el titular haya dado su autorización explícita, salvo las excepciones previstas en la ley. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.
El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes respetará su interés superior y sus derechos fundamentales, y contará con la autorización de su representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado según su madurez.
10. Derechos de los titulares
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
11. Deberes del responsable
La institución cumplirá los deberes previstos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos garantizar el ejercicio de los derechos del titular, conservar la autorización, mantener la información en condiciones de seguridad y tramitar las consultas y reclamos en los términos legales.
12. Área responsable de atender consultas y reclamos
La Secretaría Académica es el área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares, a través de los siguientes canales:
- Correo electrónico: codemmtunja@gmail.com
- Teléfono / WhatsApp: 314 310 4931
- Teléfono fijo: 746 3091
- Atención presencial: Transversal 9C # 29A-54, barrio Maldonado, de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
13. Procedimiento para consultas y reclamos
Consultas
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no fuere posible atenderlas en dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
El titular que considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo que contenga su identificación, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que quiera hacer valer. El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no fuere posible, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
14. Transferencia y transmisión de datos
La institución podrá transmitir datos personales a encargados que presten servicios tecnológicos, de alojamiento o de soporte, quienes deberán tratarlos conforme a esta política. La transferencia internacional de datos se realizará conforme a lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
15. Seguridad de la información
La institución adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
16. Vigencia
Esta política rige a partir del [DD/MM/AAAA]. Las bases de datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables. Cualquier cambio sustancial será comunicado oportunamente a los titulares a través de este sitio web.